Vinder 2022 - Årets Innovative Læreplads

Kontorelev Mia Edvardsen har indstillet Guldborgsund Kommune til "Årets innovative læreplads". Mia har digitaliseret og journaliseret efter alle GDPR regler og effektiviseret kommunens telefonsystem. Gennem hele processen har hun fået opbakning, tid og sparring fra ledelse og nærmeste kolleger.

Da Mia Edvardsen trådte ind på kontoret i Guldborgsund Kommunes afdeling for sundhed og omsorg studsede hun som noget af det første over de mange ringbind, der fyldte i kontoret. Personalemapperne var fyldt med personlige oplysninger om kommunens 250 SOSU-elever. Her var både CPR-oplysninger og straffeattester.

Mia er i gang med sin uddannelse som kontorassistent med speciale i offentlig administration på ZBC i Vordingborg og havde netop haft et kursus om GDPR. Praktiktiden har hun i Guldborgsund Kommune.

Hun kunne hurtigt se, at det ikke var helt i overensstemmelse med reglerne at opbevare data på den måde og besluttede at gøre noget ved problemet. En efter en blev mapperne tømt, indholdet scannet og opbevaringen digitaliseret. Under hele processen mødte hun stor opbakning fra kollegerne. Det er derfor, hun nu har indstillet afdelingen til prisen som Årets innovative læreplads.

- Jeg vil gerne give dem et skulderklap, fordi de tog så godt imod mig. De fik mig til at føle mig tryg, selv om jeg dummede mig. I starten gav jeg meget kvajekage, men hvis jeg ikke turde lave fejl, kunne jeg ikke ændre noget. Og det er jo først en fejl, når man begår den flere gange, siger hun.

Mere gennemsigtighed Hendes store arbejde med at nedlægge papirarkivet og samle alle dokumenter digitalt har ifølge hendes leder Simone Kirkeskov haft en masse gode effekter.

- Nu har både vi, eleven selv og vejlederen adgang til præcis samme dokumenter. Vi kan trække statistik på fx frafald og se hvornår i uddannelsesforløbet, elever oftest falder fra - og så handle på det. Vi har bedre styr på hændelsesforløb og har i det hele taget fået meget mere gennemsigtighed. Det har været en stor fordel, siger Simone Kirkeskov.

Forbedrede telefonsystem Digitaliseringen er ikke den eneste forbedring, Mia Edvardsen har lavet i kommunen. For som en del af uddannelsen tilbringer kontoreleverne to uger i kommunens callcenter for at lære alle afkroge af organisationen at kende. Også her så Mia straks et forbedringspotentiale.

- De havde et fint telefonsystem, men de brugte slet ikke alle de muligheder, systemet rummede. Ved at ringe fra computerne i stedet for via telefoner kunne vi få en masse informationer, som vi kunne bruge til at effektivisere, siger den innovative kontorelev.

Hendes chef kunne ikke være mere enig.

- For sådan en som mig, der er økonomiuddannet, var det nemt at se perspektivet i al den statistik, vi nu kunne lave. Vi kunne se hvem, der ringede, hvornår de ringede, og hvem de skulle tale med - og så handle derefter. Vi kunne tydeligt se, at der var tryk på telefonerne mandag morgen, så der kunne vi måske have lidt ekstra bemanding. Til gengæld behøvede vi ikke så mange ved telefonerne fredag, så der kunne vi bruge medarbejdernes ressourcer bedre på en anden måde, siger Simone Kirkeskov.

Har banet vejen for nye projekter Mia har været meget innovativ, og selv om ikke alle elever er som hende, har hun været med til at træde en sti for fremtidige elever.

- Vi vil gerne give plads til individuelle forskelle, og vil helt sikkert også i fremtiden give dem lov til at byde ind. Vi har et mål om at eleverne skal tage ansvar, men vi skal også være gode til at give dem ansvar, siger hun.

Simone Kirkeskov er ovenud stolt over, at kommunen nu er med i opløbet om at bliver Årets innovative Læreplads.

- Det betyder helt enormt meget. Ikke bare for os, men for hele kommunen. Forleden mødte jeg nogen fra Teknik og miljø ved kaffeautomaten, som sagde tillykke. Jeg anede slet ikke, de vidste, vi var nomineret, siger hun.